Contexto
Una distribuidora de insumos médicos con más de 15 años de operación. Facturan alrededor de $40M MXN al año y manejan un catálogo de más de 2,000 productos.
El dolor
El proceso de cotización era así: el vendedor recibía la solicitud por WhatsApp, la pasaba a un Excel compartido, alguien en oficina verificaba existencias, calculaba precios con descuentos por volumen y respondía — de vuelta por WhatsApp. En un buen día, esto tomaba medio día. En un día normal, 2-3 días.
Las cotizaciones se perdían en el chat. No había visibilidad de cuántas se enviaban ni cuántas se cerraban. Los descuentos eran inconsistentes porque cada quien los calculaba "a ojo".
Qué hicimos
-
Diagnóstico (1 semana): Mapeamos el proceso completo de cotización. Descubrimos que el 60% del tiempo se iba en verificar existencias y calcular precios — tareas repetitivas y propensas a error.
-
Automatización del flujo: Creamos un sistema donde el vendedor llena un formulario rápido desde su celular con los productos y cantidades. El sistema verifica existencias en tiempo real, aplica la tabla de descuentos correcta y genera la cotización en PDF.
-
Notificación automática: La cotización le llega al cliente por WhatsApp y por correo, con un enlace para aceptarla directamente.
-
Dashboard de seguimiento: Un tablero simple donde el equipo de ventas ve todas las cotizaciones abiertas, su estatus y antigüedad.
Resultado
- Tiempo de cotización: de 3 días promedio a 4 horas.
- Cotizaciones perdidas: se redujeron un 85%.
- Errores en precios: prácticamente eliminados.
- El equipo de ventas pudo enfocarse en vender, no en perseguir información.